Datenschutzerklärung Veranstaltungen

Informationspflichten nach Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die PD Braunschweig nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Mit den fol genden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer per sonenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) bei Veranstaltungen der PD Braun schweig sowie über Ihre Datenschutzrechte, damit Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Niedersächsischen Datenschutzgesetz (NDSG).

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung ist:

der Polizeipräsident
Michael Pientka
Polizeidirektion Braunschweig
Friedrich-Voigtländer-Str. 41 38104 Braunschweig
Tel. 0531/476-0
Mail: poststelle@pd-bs.polizei.niedersachsen.de

Für Ihre konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten sowie für weitere Informationen in Bezug auf die Behandlung von personenbezogenen Daten in der PD Braunschweig steht Ihnen auch die behördliche Datenschutzbeauftragte der PD Braunschweig unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

Polizeidirektion Braunschweig
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Friedrich-Voigtländer-Str. 41
38104 Braunschweig
Tel. 0531/476-1062
Mail: datenschutz@pd-bs.polizei.niedersachsen.de

2. Welche Daten von Ihnen werden verarbeitet?

Wenn Sie an einer Veranstaltung der PD Braunschweig teilnehmen, können folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Angaben zum Unternehmen/zur Behörde bzw. der Institution, für die Sie tätig sind
• Angaben zu Ihrer beruflichen Position/Funktion Seite 2 von 5
• ggf. auf der Veranstaltung von Ihnen erstellte Foto-, Film-, Ton- und Streamingaufnahmen
• ggf. Geburtsdatum und Geburtsort (z.B. bei Einladungen zu Veranstaltungen, die eine Zutrittskontrolle erfordern)

Grundsätzlich erheben wir diese Daten direkt von Ihnen. In Einzelfällen erhalten wir personenbezogene Daten über Sie von dem Unternehmen bzw. der Institution, für die Sie tätig sind, damit wir Sie zu einer unserer Veranstaltung einladen können, oder Sie wurden von einer bzw. einem Teilnehmenden als Begleitperson angemeldet.

3. Wofür werden die Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

a) Versand von Einladungen und Durchführung von Veranstaltungen

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Name, Postanschrift, E-Mailadresse) zum Versand von Einladungen zu unseren Veranstaltungen und im Vorfeld der Veranstaltung relevanten Materialien (z.B. Programm) per Post oder E-Mail.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Anmeldedaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG.

Die Organisation der Veranstaltung dient unserem gesetzlichen Auftrag.

Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung, die von uns ausgerichtet wird, angemeldet haben, verarbeiten wir Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten, um Ihre Teilnahme und die weitere Veranstaltungsorganisation zu ermöglichen. Dazu zählt auch, dass wir ggf. Ihren Namen, Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Institution und Ihre derzeitige berufliche Position in eine Teilnahmeliste aufnehmen, die zum einen der Veranstaltungsorganisation, beispielsweise der Zusagen-Verwaltung, der Erstellung von Namensschildern, der Erreichbarkeit der Teilnehmenden oder dem Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen dient. Zum anderen wird aus den Daten ggf. eine Teilnahmeliste erstellt, die auch dem Pforten-dienst zur Einlasskontrolle übermittelt wird. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z.B. Protokolle) zuzusenden.

Im Rahmen des Einladungsmanagements und der Durchführung einer Veranstaltung findet eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, insbesondere zu kommerziellen Zwecken, nicht statt.

Bei Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer medialen Berichterstattung besteht (z.B. Podiumsdiskussionen, Internationale Treffen), nehmen wir den Namen und die Funktion/berufliche Position dieser Personen des öffentlichen Interesses in Gästelisten/Teilnahmelisten auf, die wir – über die in vorstehenden Absatz 2 beschriebene Nutzung hinaus – auch auf der Webseite der PD Braunschweig (z.B. interessierten Pressevertretern) zur Einsicht und zum Download zur Verfügung stellen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 3 S. 1 Nr. 1 des NDSG.

b) Anfertigung und Veröffentlichung von Foto-, Film-, Ton- und/oder Streamingaufnahmen

Auf einigen unserer Veranstaltungen werden Foto-, Film-, Ton- und/oder Streamingaufnahmen angefertigt. Sie werden bei der Veranstaltung hierauf ausdrücklich hingewiesen. Diese Foto-, Film-, Ton- und/oder Streamingaufnahmen dienen unserer Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrags.

Rechtsgrundlage für die Aufnahmen, deren Veröffentlichung und Weiterleitung zu diesem Zweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 3 S. 1 Nr. 1 NDSG.

Eine Weiterleitung dieser Aufnahmen an Agenturen, Medien und Drittverwerter findet nur statt, soweit uns Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt und Sie auf dem Foto als klar erkennbare Einzelperson abgebildet sind.

Sollten Sie keine Aufnahmen von sich wünschen, teilen Sie dies bitte bereits im Rahmen des Einladungsmanagements mit oder informieren Sie die Fotografin bzw. den Fotografen am Veranstaltungstag vor Ort. Wir werden dann nach Möglichkeit Ihr Anliegen berück-sichtigen, können jedoch insbesondere bei größeren Veranstaltungen keine Zusicherung geben, dass Sie in einer Menge von vielen Personen nicht doch erfasst werden.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei einigen öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür) externe Berichterstatter zugegen sind, die ebenfalls Foto-, Film-, Ton- und/oder Streamingaufnahmen erstellen. Da wir aber keinen Einfluss auf die von externen Berichterstattern erstellten Aufnahmen und deren Verwendung durch diese haben, können wir zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten durch diese externen Berichterstatter keine Angaben machen.

4. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unseren Veranstaltungen teilnehmen oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, ist die Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich, um eine ordnungsgemäße und reibungslose Planung und Durchführung der Veranstaltungen gewährleisten zu können.

Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Wir geben Ihre Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken an die in Ziffer 3 genannten Stellen weiter.

Der Landesbetrieb IT.Niedersachsen, Göttinger Chaussee 259, 30459 Hannover hat als Auftragsverarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit als Full-Service-Provider des Landes Niedersachsen Zugriff auf die personenbezogenen Daten.

Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist und es wird eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen, um zu gewährleisten, dass auch der Auftragnehmer das gleiche Datenschutzniveau bei der Verarbeitung Ihrer Daten garantieren kann.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie zur Durchführung einer Veranstaltung benötigt werden und bis deren Zweck erfüllt ist. Die Daten von Teilnahmelisten werden in den meisten Fällen auch zu Rechenschaftszwecken für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren gespeichert.

Sollten Sie Widerspruch einlegen, werden wir diesen zu Beweissicherungszwecken für die Dauer von 3 Jahren speichern.

Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung erhobenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung gelöscht.

Sollten Daten an weisungsgebundene Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, geschieht dies nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist.

7. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO: Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten, die Sie betreffen, zu verlangen.

Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO: Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern einer der dort aufgeführten Gründe zutrifft. Ihr Anspruch auf Löschung hängt z. B. davon ab, ob die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO: Sie haben das Recht, die der PD Braunschweig aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder aufgrund eines Vertrags gem. Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Verfügung gestellten und elektronisch verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sodass Sie diese Daten einer oder einem anderen Verantwortlichen zur Verfügung stellen können.

Widerspruchsrecht gem. Art 21 DSGVO: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit im Rahmen der Vorgaben des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer von Ihnen erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, haben Sie das Recht zum jederzeitigen Widerruf dieser Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer vorher erteilten Einwilligung bleibt bis zum Zeitpunkt des Widerrufs jedoch unberührt.

Ein Widerruf kann jederzeit erfolgen beim Datenschutzbeauftragten der PD Braunschweig.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde gem. Art. 77 DSGVO einzulegen:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de